Anexo FLAMA a la Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable y canal de atención

Responsable del tratamiento: Institución Zoraida Cadavid de Sierra, NIT 860.007.399-5.

La gestión operativa de protección de datos está a cargo del Líder de tecnología.

Domicilio y contacto para efectos de atención: soyflama.com.co/solicitudes.

Canal para consultas, reclamos, solicitudes de supresión, revocatorias y ejercicio de derechos: formulario de solicitudes disponible en soyflama.com.co/solicitudes. Este formulario está habilitado para recibir y dar seguimiento a las comunicaciones relacionadas con datos personales.

2. Servicio y datos tratados

FLAMA es una plataforma web que articula ciencia, filosofía y espiritualidad. Incluye Los Archivos, el Cenáculo, el Blog, el Videopodcast, la Carpetita y las pruebas beta.

Según el uso de la plataforma, FLAMA puede tratar:

• Correo electrónico, alias, fecha de nacimiento y contraseña para crear y administrar la cuenta, confirmar el correo, recuperar el acceso y enviar avisos relacionados con la cuenta.
• Nombre de pila, si la persona decide proporcionarlo, para personalizar el saludo y mostrarlo junto al alias cuando la persona lo active.
• Autorizaciones, fechas y versiones de la Política para demostrar la autorización otorgada. La autorización de novedades registra su fecha, pero actualmente no registra la versión del texto autorizado.
• Conceptos guardados, búsquedas, neuronas propias y preferencias para personalizar la Carpetita.
• Mini perfil para sugerir conceptos a la propia persona.
• Respuesta sobre la relación con la espiritualidad, únicamente con autorización expresa para el tratamiento de este dato sensible.
• Aportes, citas, reacciones y reportes para permitir la participación y moderar el Cenáculo.
• Nombre, correo, mensaje y tipo de solicitud cuando la persona utiliza el formulario de solicitudes.
• Origen de la visita, dispositivo y respuesta a la pregunta de entrada cuando la persona acepta las cookies de analítica.
• Preferencia de apariencia para conservar el tema visual elegido.
• Datos del test beta, incluidos nombre, edad, dispositivo, canal, evaluaciones y comentarios, para investigar y mejorar FLAMA.
• Registros técnicos, como dirección IP y errores, para proteger el servicio y limitar intentos abusivos.

Las contraseñas se almacenan mediante funciones criptográficas de hash y no son visibles para el equipo.

3. Autorizaciones

Ninguna casilla se marca previamente.

Casilla 1 — creación y gestión de la cuenta, obligatoria:

«He leído el aviso de privacidad y autorizo el tratamiento de mis datos para crear y gestionar mi cuenta, guardar mis contenidos y búsquedas, ofrecerme sugerencias y medir el uso de la plataforma, según la Política de Tratamiento de Datos.»

Casilla 2 — datos sensibles, opcional:

«Autorizo el tratamiento de mis respuestas sobre convicciones religiosas, filosóficas o espirituales, que son datos sensibles, para armar mi perfil. No tengo la obligación de responder y mi acceso no depende de ello.»

La respuesta sensible solo se guarda si se marca esta casilla. La persona puede retirar la autorización desde la configuración de la cuenta; al retirarla, la respuesta se elimina.

Casilla 3 — novedades, opcional:

«Quiero recibir novedades de FLAMA por correo (opcional, puedes retirarlo cuando quieras).»

FLAMA no utiliza WhatsApp para este envío. La autorización puede retirarse desde la configuración de la cuenta.

En el formulario de solicitudes, los datos se tratan únicamente para atender la solicitud presentada.

Para participar en la beta, la persona autoriza el tratamiento de sus datos para esa prueba y debe declarar que es mayor de edad.

4. Datos sensibles y perfil

La respuesta sobre la relación con la espiritualidad puede revelar convicciones religiosas, filosóficas o espirituales y se trata como dato sensible. Es opcional, no condiciona el acceso a FLAMA y no se muestra a otras personas.

El mini perfil se utiliza únicamente para sugerir conceptos a la propia persona. No se vende, no se comparte con terceros para publicidad, no se muestra en los aportes y no produce decisiones automatizadas con efectos legales.

5. Edad mínima

FLAMA no está habilitada para menores de edad. Solo pueden crear una cuenta o participar en la beta las personas de 18 años o más.

Para verificarlo, FLAMA solicita la fecha completa de nacimiento y una declaración mediante casilla: «Declaro que soy mayor de edad (18 años o más)». Si la persona es menor, el registro y la participación en la beta se rechazan.

6. Cookies y almacenamiento local

FLAMA no utiliza cookies de publicidad ni cookies de terceros para publicidad. Al entrar por primera vez, la persona puede aceptar únicamente las cookies necesarias o también las cookies de analítica.

Las cookies de elección, bienvenida, participante y visita anónima tienen una vigencia de cinco años contados desde su creación o desde la última actualización de la elección vigente. Al vencer, FLAMA volverá a solicitar la elección correspondiente.

Las cookies necesarias permiten mantener la sesión, proteger formularios, recordar la elección de cookies, mostrar el aviso de bienvenida y, cuando corresponda, identificar la participación en la beta.

Las cookies de analítica permiten registrar un identificador anónimo de visita, el origen de la visita, el tipo de dispositivo y la respuesta a la pregunta de entrada. Requieren aceptación y pueden rechazarse sin limitar el uso de las funciones principales.

El almacenamiento local del navegador puede conservar hasta 40 conceptos que la persona haya consultado sin cuenta. Estos datos no se envían al servidor hasta que la persona entra a su cuenta.

La elección de cookies puede cambiarse en cualquier momento desde la página de cookies.

7. Cenáculo, aportes y normas de comunidad

El Cenáculo y sus aportes solo son visibles para personas con cuenta y correo confirmado. Los aportes se muestran con el alias de la persona. No se muestra el correo ni el apellido; el nombre de pila solo aparece si la persona lo activa.

Antes de publicar, el formulario informa que el aporte será visible para otras personas con cuenta. Cada persona puede borrar sus propios aportes cuando quiera.

Al eliminar una cuenta, los aportes que no hayan sido borrados permanecen visibles dentro del Cenáculo y aparecen firmados como «Cuenta anónima». El texto de un aporte puede contener información que la persona haya escrito por iniciativa propia.

Normas básicas de la comunidad:

• Tratar a las demás personas con respeto. No se permiten el acoso, las amenazas, la discriminación ni la incitación a la violencia.
• No publicar datos personales propios o de terceros que no sean necesarios, ni información confidencial.
• No suplantar a otras personas ni utilizar cuentas ajenas.
• No publicar contenido ilegal, contenido sexual que involucre a menores, material que infrinja derechos de autor ni instrucciones para causar daño.
• No enviar spam, publicidad no autorizada, fraudes ni enlaces maliciosos.
• Mantener los aportes relacionados con el propósito del Cenáculo.
• Atender las instrucciones de moderación.

Cualquier persona con cuenta puede reportar un aporte. La administración o la moderación pueden ocultar o retirar contenido, limitar temporalmente una cuenta y registrar la actuación. En casos graves, podrán cerrar la cuenta o informar a la autoridad competente.

8. Conservación, cierre y eliminación de la cuenta

Los datos de una cuenta activa se conservan mientras la cuenta exista y sean necesarios para las finalidades informadas.

Al cerrar la cuenta, el alias deja de mostrarse y los datos se conservan. La cuenta puede reactivarse al volver a ingresar.

Para eliminar la cuenta, la persona confirma con su contraseña. Se crea una solicitud de supresión y se envía un correo con un enlace para arrepentirse. Después de tres días, un proceso automático elimina los datos de la cuenta, sus autorizaciones, el perfil, conceptos guardados, neuronas, reacciones y los vínculos con visitas y solicitudes asociadas.

Los aportes no borrados permanecen como «Cuenta anónima». También pueden permanecer el registro de gestión de la solicitud sin datos personales, los registros técnicos y las copias de seguridad dentro de su ventana de retención.

Las visitas anónimas, los datos del test beta y los registros técnicos se conservan indefinidamente mientras exista la finalidad correspondiente. Las solicitudes se gestionan y cierran en un plazo máximo operativo de 15 días hábiles, sin perjuicio de los términos legales aplicables.

Las copias de seguridad tienen una ventana máxima de retención de 24 horas. Cuando se solicite una supresión o se active un plazo de expiración, el proceso automático deberá eliminar los datos aplicables en un máximo de 24 horas.

El alias abandonado queda reservado durante 90 días para evitar suplantaciones.

9. Derechos y solicitudes

La persona puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso de sus datos; revocar la autorización cuando proceda; solicitar la supresión; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente.

Las solicitudes se presentan en soyflama.com.co/solicitudes. El formulario cuenta con protección contra bots y confirmación del correo mediante un enlace válido durante siete días.

Las consultas de acceso o información se atienden en un plazo inicial máximo de 10 días hábiles. Cuando proceda, este plazo puede prorrogarse hasta por 5 días hábiles, informando la razón y la nueva fecha.

Los reclamos de actualización, rectificación, supresión o revocatoria se atienden en un plazo máximo de 15 días hábiles contados conforme a la ley aplicable.

El sistema conserva el historial de las actuaciones realizadas por el equipo autorizado.

10. Encargados y proveedores

Hostinger presta los servicios de hosting del sitio, base de datos y correo transaccional. El tratamiento se limita a las funciones necesarias para operar FLAMA.

El Líder de tecnología verifica las condiciones contractuales de Hostinger, el país o países donde se alojan o acceden los datos y la existencia de transferencias internacionales. Cuando corresponda, se aplican las garantías exigidas por la normativa vigente.

FLAMA no envía datos personales a servicios de inteligencia artificial ni a plataformas de publicidad o analítica de terceros. Cualquier cambio de proveedor o nueva transferencia que modifique el tratamiento será informado mediante una actualización de este Anexo.

11. Seguridad, incidentes y copias de seguridad

FLAMA aplica medidas razonables de seguridad, entre ellas hash de contraseñas, confirmación del correo, enlaces de recuperación de un solo uso, límites de intentos, separación de roles, cookies de sesión mediante HTTPS, ocultamiento de errores internos y registro de las actuaciones del equipo.

Ante una pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración o indisponibilidad relevante, el equipo debe informar de inmediato al Líder de tecnología. Se registra el incidente, se contienen sus efectos, se preservan evidencias, se cambian credenciales comprometidas, se revisan los registros y se corrige la vulnerabilidad. También se evalúa si corresponde informar a la Institución, a las personas afectadas o a la autoridad competente.

Hostinger mantiene las copias de seguridad dentro de una ventana máxima de 24 horas, según la configuración contratada. El Líder de tecnología verifica su existencia, protección y capacidad de restauración, y documenta las pruebas de recuperación.

12. Vigencia y cambios

Este Anexo entra en vigor el 22 de octubre de 2026 y corresponde a la versión 1.0 de la Política de Tratamiento de Datos Personales para FLAMA.

Cuando haya un cambio sustancial, como nuevas finalidades, nuevos proveedores o nuevos datos sensibles, se publicará una nueva versión, se informará a las personas con cuenta y se solicitará una nueva autorización cuando cambie la finalidad del tratamiento.

La versión vigente estará disponible en soyflama.com.co.